CONDITIONS GÉNÉRALES

1. Inscription et admission

Les présentes conditions générales régissent tous les cours particuliers dispensés par The International Language Centre Company Limited (ILC Hua Hin), une société enregistrée en Thaïlande (numéro d’enregistrement : 0775568000020), située au 39/20 Soi Mooban Khaonoi, Tambon Hua Hin, district de Hua Hin, Prachuap Khiri Khan 77110, Thaïlande.

En s’inscrivant à un cours auprès d’ILC Hua Hin, l’étudiant (ou son parent/tuteur légal si l’étudiant est mineur) accepte de respecter l’ensemble des conditions énoncées dans le présent document.

Pour confirmer son inscription, l’étudiant doit effectuer l’intégralité de la procédure d’inscription, qui comprend :

• Acceptation du dossier d’offre : Examiner, signer et accepter le dossier d’offre d’ILC Hua Hin (qui comprend une facture pro forma ainsi que les présentes conditions générales) afin de confirmer l’acceptation des cours particuliers proposés.

• Pièce d’identité : Fournir une pièce d’identité officielle en cours de validité ou un passeport à des fins de vérification.

• Formulaire d’inscription signé : Soumettre un formulaire d’inscription signé (ou un formulaire d’inscription numérique) fourni par ILC Hua Hin, attestant de l’acceptation des présentes conditions générales.

• Paiement de l’acompte : Régler l’acompte requis (voir la section 2) afin de confirmer la réservation.

Toutes les étapes ci-dessus doivent être effectuées dans le délai fixé par ILC Hua Hin, généralement au plus tard 7 jours avant la date de début du cours.

L’inscription est personnelle à l’étudiant inscrit et ne peut être transférée à une autre personne, à un membre de sa famille ou à un tiers.

Si l’étudiant est âgé de moins de 18 ans, un parent ou un tuteur légal doit cosigner le formulaire d’inscription et accepter les présentes conditions en son nom.

En remplissant les conditions d’inscription et en effectuant le paiement, l’étudiant (et son tuteur légal, le cas échéant) accepte les présentes conditions générales et s’engage à les respecter.

2. Frais et modalités de paiement

Tous les frais de cours seront indiqués dans le dossier d’offre et devront être réglés conformément aux modalités de paiement suivantes :

Acompte (25%)

Un acompte correspondant à 25 % du montant total des frais de cours est exigé pour confirmer la réservation. Cet acompte doit être versé dès l’acceptation du dossier d’offre et est strictement non remboursable, quelles que soient les circonstances (sauf si le cours est annulé par ILC Hua Hin). Le versement de cet acompte permet de réserver le créneau des cours ainsi que le temps de l’enseignant pour l’étudiant.

Solde restant

Les 75 % restants des frais de cours doivent être intégralement réglés avant le début du cours. Sauf indication contraire écrite, le paiement intégral doit être effectué au plus tard 14 jours avant la date de début du cours. ILC Hua Hin se réserve le droit de refuser à l’étudiant l’accès aux cours si le paiement intégral n’a pas été reçu avant cette date limite.

Cours débutant dans les 14 jours (inscription de dernière minute)

Si le cours commence dans les 14 jours suivant la date d’inscription, la totalité des frais de cours (100 %) doit être réglée immédiatement après l’acceptation du dossier d’offre. Aucune réservation ne sera confirmée et aucun créneau de cours ne sera réservé tant que le paiement intégral n’aura pas été reçu. Dans ce cas, la règle habituelle de l’acompte de 25 % ne s’applique pas.

Modes de paiement

Les paiements sont acceptés en bahts thaïlandais (THB) par les moyens de paiement autorisés, tels que les espèces, le virement bancaire ou d’autres modes de paiement électronique indiqués par ILC Hua Hin. Chaque paiement fera l’objet d’un reçu ou d’une facture officielle.

Retards de paiement

Les paiements tardifs ou partiels ne sont généralement pas autorisés. Dans des circonstances exceptionnelles, ILC Hua Hin peut, à sa seule discrétion, accorder un bref délai supplémentaire (par exemple, accepter le paiement du solde jusqu’à 7 jours avant le début du cours), sans toutefois garantir cette possibilité. Le non-paiement de la totalité des frais à la date d’échéance peut entraîner l’annulation de l’inscription par le Centre, auquel cas l’acompte et tous les autres montants déjà versés seront conservés.

Tarif réduit – Condition de paiement intégral anticipé

Dans certains cas, ILC Hua Hin peut proposer des frais de cours réduits ou promotionnels. Tout tarif réduit de ce type est strictement conditionné au paiement intégral (100 %) à l’avance des frais de cours convenus, sauf confirmation écrite contraire de la part d’ILC Hua Hin.

Lorsqu’un tarif réduit est accordé sous réserve d’un paiement intégral anticipé, la règle habituelle de l’acompte de 25 % ne s’applique pas. L’étudiant doit régler la totalité des frais de cours au tarif réduit au moment de l’acceptation du dossier d’offre.

Le non-paiement intégral dans le délai convenu entraînera automatiquement l’annulation du tarif réduit. Dans ce cas, ILC Hua Hin se réserve le droit de :

• Rétablir le tarif standard des cours affiché ; ou\
• Annuler l’inscription.

Sauf indication contraire écrite, les tarifs réduits ne sont pas remboursables une fois payés et ne sont pas soumis aux conditions habituelles d’annulation ou de remboursement de l’acompte.

3. Comportement et discipline des étudiants

Afin de maintenir un environnement d’apprentissage positif, les étudiants sont tenus d’adopter en permanence un comportement respectueux et responsable :

Comportement en classe

L’étudiant doit suivre toutes les instructions données par l’enseignant et respecter les règles de classe ainsi que le code de conduite établis par ILC Hua Hin. Il doit faire preuve de courtoisie et de respect envers les enseignants, le personnel et les autres étudiants. Tout comportement perturbateur, inapproprié ou constitutif de harcèlement ne sera pas toléré.

Respect des règles et politiques internes

L’étudiant s’engage à respecter toutes les règles et politiques d’ILC Hua Hin, notamment celles relatives à l’assiduité, à la sécurité et à l’utilisation des locaux. Il doit également informer le Centre de tout problème de santé pertinent ou de tout besoin particulier avant le début du cours, afin que les précautions nécessaires puissent être prises.

Mesures disciplinaires

Toute violation du règlement du Centre ou des présentes conditions générales peut entraîner des mesures disciplinaires. ILC Hua Hin se réserve le droit de suspendre ou d’exclure un étudiant du cours en cas de faute grave ou de comportement inapproprié répété. En cas d’exclusion imputable à l’étudiant, aucun remboursement des frais de cours ne sera accordé pour les leçons restantes. La décision d’ILC Hua Hin en matière disciplinaire est définitive.

4. Utilisation des téléphones portables

L’utilisation des téléphones portables est strictement interdite pendant les cours.

Tous les étudiants doivent respecter la politique d’utilisation des téléphones portables publiée par le Centre (disponible sur notre site web à l’adresse ilc.training/mobile-phone-policy), laquelle est intégrée aux présentes conditions générales par référence.

En résumé, les étudiants doivent éteindre leur téléphone portable ou le mettre en mode silencieux avant le début de chaque cours, puis le ranger conformément aux instructions de l’enseignant. Les téléphones ne peuvent être utilisés pendant un cours qu’avec l’autorisation expresse de l’enseignant (par exemple, en cas d’urgence ou lorsqu’un appareil est nécessaire pour une activité pédagogique spécifique).

La politique relative à l’utilisation des téléphones portables vise à garantir à tous un environnement d’apprentissage concentré et sans distractions. Tout manquement aux règles d’utilisation des téléphones portables entraînera les mesures prévues par cette politique. En règle générale, une première infraction donnera lieu à un avertissement et le téléphone sera conservé par un membre du personnel. En cas d’infractions répétées, les parents ou le tuteur légal en seront informés, le cas échéant. Dans les cas les plus graves, l’étudiant pourra être suspendu ou exclu du cours.

En s’inscrivant, l’étudiant (ainsi que son parent ou tuteur légal, le cas échéant) s’engage à respecter intégralement la politique relative à l’utilisation des téléphones portables. Tout manquement à cette politique est considéré comme une violation des présentes conditions générales et peut entraîner l’exclusion de l’étudiant du cours ou de la leçon, sans remboursement.

5. Annulation et report des cours à l’initiative de l’étudiant

ILC Hua Hin applique une politique stricte d’annulation avec un préavis de 24 heures pour tous les cours particuliers. Cette politique vise à protéger le temps des enseignants et à permettre au Centre de gérer efficacement les emplois du temps. Les conditions suivantes s’appliquent aux annulations ou aux demandes de report de cours individuels à l’initiative de l’étudiant :

Préavis (24 heures ou plus)

Si un étudiant souhaite annuler ou reporter un cours, il doit en informer le Centre au moins 24 heures avant l’heure prévue du cours. La notification doit être effectuée pendant les heures d’ouverture, en contactant le bureau d’ILC Hua Hin ou l’enseignant désigné. Les annulations ou demandes de report effectuées avec un préavis de plus de 24 heures n’entraîneront aucune pénalité. Le cours pourra être reporté à un autre créneau convenu d’un commun accord, sans frais supplémentaires.

Annulations de dernière minute (< moins de 24 heures)

Toute annulation ou demande de report effectuée moins de 24 heures avant le cours, ainsi que toute absence de l’étudiant à un cours prévu sans préavis (« absence non signalée »), entraînera la perte du cours concerné. Celui-ci sera considéré comme ayant été dispensé et ne donnera droit à aucun remboursement ni à aucun cours de remplacement.

Cette politique s’applique quelle que soit la raison de l’annulation tardive ou de l’absence. Malheureusement, une maladie ou une urgence survenant le jour même chez l’étudiant ne constitue pas une exception à cette règle. Toute annulation effectuée le jour du cours est considérée comme une annulation de dernière minute et le cours est perdu.

Arrivée en retard

Les étudiants sont tenus d’arriver à l’heure aux cours. En cas de retard, le cours se terminera à l’heure prévue et le temps manqué ne sera pas rattrapé. Si un étudiant arrive avec un retard supérieur à un certain nombre de minutes (par exemple, 15 minutes) sans avoir prévenu au préalable, le Centre ou l’enseignant peut, à sa discrétion, considérer cette situation comme une absence non signalée. Dans ce cas, le cours sera considéré comme perdu.

Comment annuler

Pour annuler ou reporter un rendez-vous en respectant le délai de préavis requis, l’élève (ou son parent/tuteur) doit contacter l’ILC Hua Hin par les moyens de communication officiels mis à disposition (tels que le téléphone du secrétariat ou l’e-mail) et obtenir une confirmation de l’annulation. Les messages vocaux ou les e-mails envoyés en dehors des heures d’ouverture seront considérés comme reçus au début du jour ouvrable suivant.

Ces règles d’annulation ont été conçues pour être équitables et strictes. Des annulations répétées à la dernière minute ou des absences fréquentes peuvent compromettre la réservation de cours futurs par l’élève. Aucun remboursement ne sera accordé pour les cours manqués ou perdus en raison du non-respect par l’élève de la présente politique d’annulation.

6. Annulation des cours et remboursements (annulation de l’inscription)

Les conditions suivantes s’appliquent si l’étudiant décide d’annuler son inscription à l’intégralité d’un cours (c’est-à-dire de se désinscrire de toutes les leçons restantes) ou si le Centre annule un cours ou une leçon :

Annulation par l’étudiant (avant le début du cours)

Si un élève souhaite annuler son inscription à un cours avant d’avoir suivi le premier cours, il (ou son tuteur légal) doit en informer l’ILC Hua Hin par écrit dans les plus brefs délais. Les remboursements des frais de cours prépayés seront effectués selon les modalités suivantes :

• Annulation anticipée (plus de 14 jours avant la date de début) : pour toute annulation effectuée plus de 14 jours avant la date de début prévue du cours, l’étudiant a droit à un remboursement de 50 % des frais versés, hors acompte non remboursable. (L’acompte de 25 % sera conservé par ILC Hua Hin et n’est pas remboursable dans ce cas.)

• Annulation tardive (14 jours ou moins avant la date de début) : pour toute annulation effectuée 14 jours ou moins avant la date de début de la formation, aucun remboursement ne sera accordé. ILC Hua Hin conservera l’intégralité des frais de formation afin de couvrir les ressources réservées et le manque à gagner.

• Aucun remboursement après le début du cours : une fois le cours commencé (c’est-à-dire après le déroulement du premier cours), aucun remboursement ne sera accordé pour les cours restants ou la partie non utilisée du cours si l’étudiant décide de ne pas poursuivre, quelle qu’en soit la raison.

Annulation par l’ILC Hua Hin

Dans le cas improbable où l’ILC Hua Hin serait contraint d’annuler l’intégralité d’un cours ou la partie restante de celui-ci (par exemple, en raison d’un nombre insuffisant d’inscriptions, de l’indisponibilité d’un formateur ou pour d’autres raisons d’ordre opérationnel), l’étudiant se verra proposer, à son choix, soit le remboursement intégral de tous les frais versés (y compris l’acompte), soit la possibilité de transférer le crédit vers un autre cours ou programme de valeur équivalente.

Si le Centre doit annuler un cours (par exemple, en raison de la maladie d’un professeur ou d’une situation d’urgence), il mettra tout en œuvre pour en informer l’élève dès que possible et reprogrammera le cours à une date convenant aux deux parties. Si la reprogrammation n’est pas possible, l’élève se verra proposer un remboursement ou un avoir correspondant à ce cours.

Tous les remboursements approuvés seront traités dans les meilleurs délais. Les remboursements seront effectués via le mode de paiement initial dans la mesure du possible, ou via un autre mode de paiement convenu avec l’étudiant.

Veuillez noter que les frais bancaires ou les frais de transaction éventuels liés au traitement du remboursement pourront être déduits du montant remboursé (sauf si le remboursement résulte d’une annulation de la part du Centre, auquel cas aucun frais ne sera déduit).

7. Non-cessibilité

L’inscription à l’ILC Hua Hin n’est pas transférable. Seul l’étudiant dont le nom figure sur les documents d’inscription est autorisé à assister aux cours.

L’étudiant n’est pas autorisé à céder ou à transférer son inscription, son forfait de cours ou toute leçon non utilisée à une autre personne ou entité sans l’accord écrit préalable de l’ILC Hua Hin. De même, le « Offer Pack » ainsi que tout tarif préférentiel ou arrangement spécial accordé sont spécifiques à chaque étudiant et ne peuvent être cédés à un autre étudiant ni partagés avec celui-ci.

Cette clause de non-cessibilité s’applique à toutes les situations, y compris, sans s’y limiter : toute tentative de faire remplacer l’élève inscrit par une autre personne pour assister à un cours, ou de cumuler les cours restants avec le forfait d’un autre élève.

Toute tentative de ce type sera rejetée par le Centre.

Si un élève n’est pas en mesure de poursuivre sa formation, les conditions générales d’annulation et de remboursement (section 6) s’appliqueront à son inscription ; il ne pourra pas céder le solde de ses cours à une autre personne.

Cette politique garantit l’équité et la cohérence dans la gestion des cours pour tous les étudiants.

8. Limitation de responsabilité

L’ILC Hua Hin accorde une grande importance à la sécurité et au bien-être de ses élèves ; toutefois, en s’inscrivant, l’élève (ainsi que ses parents ou tuteurs, le cas échéant) reconnaît et accepte les conditions de responsabilité suivantes :

Préjudice corporel

Le Centre décline toute responsabilité en cas de blessure corporelle, de maladie ou d’accident survenant dans ses locaux ou pendant un cours dispensé par l’ILC Hua Hin, sauf si ces dommages sont directement imputables à une négligence avérée ou à une faute intentionnelle de la part du Centre ou de son personnel. Les étudiants participent aux cours à leurs propres risques. Il est recommandé aux étudiants de souscrire leur propre assurance santé et accident.

Biens mobiliers

Le Centre décline toute responsabilité en cas de perte ou de détérioration des effets personnels apportés en cours. Cela inclut, sans s’y limiter, les téléphones portables, les tablettes, les livres ou tout autre objet de valeur. Il est conseillé aux élèves de veiller à la sécurité de leurs effets personnels.

Cours manqués

ILC Hua Hin décline toute responsabilité en cas de cours manqués ou de temps de cours non utilisé résultant d’actions imputables à l’étudiant, telles que des absences, des retards ou d’autres engagements personnels. Ces cas sont régis par les conditions d’assiduité et d’annulation mentionnées ci-dessus, et aucune compensation supplémentaire ni aucun temps de rattrapage ne seront accordés.

Événements échappant au contrôle du Centre (force majeure)

ILC Hua Hin ne saurait être tenu responsable de tout manquement ou retard dans l’exécution de l’une de ses obligations (y compris la tenue des cours) résultant d’événements échappant à son contrôle raisonnable. Ces événements peuvent inclure, sans s’y limiter, les catastrophes naturelles, les mesures prises par les pouvoirs publics ou les forces de l’ordre, les urgences de santé publique, les coupures d’électricité, les incendies, les inondations, les guerres, les troubles civils, les grèves dans les transports ou tout autre cas de force majeure.

Dans ces circonstances, le Centre mettra tout en œuvre, dans la mesure du raisonnable, pour en informer les élèves et, si possible, pour reprogrammer les cours concernés ; toutefois, aucune restitution ni indemnisation ne sera due en cas d’annulation ou de perturbation résultant de ces causes.

Plafond de responsabilité du Centre

Dans tous les cas, si l’ILC Hua Hin est jugé responsable d’une réclamation découlant des présentes Conditions générales ou de la prestation du cours, l’étendue de la responsabilité du Centre sera limitée au montant des frais de cours payés par l’étudiant.

En aucun cas, ILC Hua Hin ne pourra être tenu responsable de tout dommage indirect, consécutif ou accessoire (tels que les frais de déplacement, le manque à gagner, etc.).

En acceptant les présentes Conditions générales, l’étudiant (et son tuteur légal, le cas échéant) dégage ILC Hua Hin, ainsi que ses employés et représentants, de toute responsabilité concernant les réclamations ou dommages mentionnés ci-dessus, dans toute la mesure autorisée par la loi.

9. Confidentialité et protection des données

L’ILC Hua Hin s’engage à protéger les données personnelles de ses étudiants. Toutes les données personnelles fournies par l’étudiant ou ses parents/tuteurs lors de l’inscription ou de la participation à un cours seront traitées conformément à la loi thaïlandaise sur la protection des données personnelles (PDPA) B.E. 2562 (2019) et à la politique de confidentialité du Centre.

Voici les points essentiels concernant les données à caractère personnel :

Collecte de données

Le Centre ne collectera et n’utilisera les données à caractère personnel que dans la mesure où cela est nécessaire à des fins légitimes, telles que le traitement des inscriptions, la gestion des cours, la sécurité, la communication relative aux cours et le respect des obligations légales. Ces données peuvent inclure des informations telles que le nom de l’étudiant, ses coordonnées, sa date de naissance, son numéro de carte d’identité ou de passeport, ainsi que des informations pertinentes relatives à sa santé (si elles sont fournies volontairement).

Utilisation des données

Les données à caractère personnel ne seront utilisées que dans le cadre de la gestion des cours et de la communication avec l’élève (ou ses parents/tuteurs), ainsi que pour améliorer nos services. Par exemple, les coordonnées pourront être utilisées pour envoyer des rappels concernant les cours ou des informations relatives à des changements d’horaires.

Partage des données

ILC Hua Hin ne communiquera aucune donnée personnelle à des tiers sans le consentement de l’étudiant (ou de son tuteur), sauf si la loi l’exige. Nous ne vendons ni ne louons les informations relatives aux étudiants à quiconque. Dans certains cas, nous pouvons être légalement tenus de fournir des informations aux autorités publiques (par exemple, dans le cadre des formalités de visa ou du suivi en matière de santé publique) ; le cas échéant, nous ne communiquerons que les informations requises par la loi.

Sécurité des données

Le Centre met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger les données à caractère personnel contre tout accès, toute modification ou toute divulgation non autorisés. Les dossiers physiques et électroniques sont conservés conformément aux normes de la PDPA.

Droits des personnes concernées

En vertu de la PDPA, les étudiants (ou leurs tuteurs légaux) disposent de droits concernant leurs données à caractère personnel détenues par le Centre, notamment le droit de demander l’accès à leurs données, de rectifier ou de mettre à jour des informations inexactes, et de retirer leur consentement au traitement des données (sous réserve des restrictions légales et contractuelles). La politique de confidentialité du Centre (disponible sur notre site web) fournit des informations détaillées sur la manière d’effectuer ces demandes.

Consentement

En s’inscrivant, l’élève (ou son tuteur légal) consent à la collecte et à l’utilisation de ses données personnelles telles que décrites dans les présentes Conditions générales et dans notre Politique de confidentialité. Si l’élève fournit des informations personnelles concernant des tiers (par exemple, une personne à contacter en cas d’urgence), il confirme qu’il est habilité à le faire et que la personne concernée a donné son consentement à la communication de ses informations.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont ILC Hua Hin traite les données à caractère personnel, veuillez contacter notre service administratif. Nous respectons l’ensemble des lois applicables en matière de protection des données et nous nous efforçons de garantir le respect de votre vie privée à tout moment.

10. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes conditions générales, ainsi que tout litige ou toute réclamation découlant de celles-ci ou de la participation de l’étudiant aux cours de l’ILC Hua Hin, seront régis et interprétés conformément à la législation du Royaume de Thaïlande.

Le Centre et l’étudiant conviennent que tout litige ne pouvant être réglé à l’amiable relèvera de la compétence exclusive des tribunaux thaïlandais.

Sauf disposition contraire prévue par la loi, toute procédure de ce type relèvera de la compétence des tribunaux situés dans la province de Prachuap Khiri Khan, en Thaïlande, qui est le ressort dans lequel se trouve l’ILC Hua Hin.

En acceptant les présentes Conditions générales, l’élève (et son parent ou tuteur, le cas échéant) reconnaît avoir lu, compris et accepté l’ensemble des sections ci-dessus.

Les présentes conditions générales constituent l’intégralité de l’accord entre l’étudiant et The International Language Centre Company Limited (ILC Hua Hin) concernant la prestation de cours particuliers, et remplacent tout accord ou toute communication antérieurs.

Toute modification ou tout ajout aux présentes Conditions doit être formulé par écrit et approuvé par un représentant habilité d’ILC Hua Hin.